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個人情報保護方針

制定:2005年4月1日
最終改定 :2022年4月20日
日本エマージェンシーアシスタンス株式会社
代表取締役社長 倉田潔

I.個人情報保護方針

当社は、お客さまが海外で「安全に、安心して、楽しく」活動していただくために、医療と生活面での高品質のアシスタンスサービスを提供することにより、快適な社会生活と経済の発展に貢献することを目指しています。
当社が提供するアシスタンスサービスは社会性・公共性の高い事業であり、お客さまの信頼を得ることが事業の原点であります。
こうした観点から、個人情報の保護は、当社の事業を営む上で最も重要な要素の一つであり、これらの業務で取り扱う個人情報を適正に管理し、保護することが重大な責務と認識しております。
当社は、個人情報を適切に保護するために次の事項を含む個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ、維持・改善してまいります。
なお、当社の所在地等の概要は、https://emergency.co.jp/company/about/ をご参照ください。

  1. 当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び従業員等の個人情報の取り扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するため、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム_要求事項」(JIS Q15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。
    また欧州経済領域に居られるお客さまの個人データは、欧州連合の定める「一般データ保護規則(GDPR)」を遵守して運用いたします。
  2. 当社は、事業遂行のために必要な範囲で利用目的を定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は、利用目的の範囲内のみで利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  3. 当社は、ご本人の同意を得ている場合や法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
  4. 当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
  5. 当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
  6. 当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善いたします。

II.個人情報の取り扱い

個人情報保護管理者
板倉 雄吉

1. 個人情報の取得

当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
なお、当社では、お取引やお問い合わせに関する内容を記録あるいは録音させていただく場合がございます。

2. 個人情報の利用目的

当社では、取得した個人情報を、当社が行う下記【1】に記す業務の範囲内で、下記【2】に記す利用目的に限って利用します。
法令で定める場合を除き、目的外には利用しないこととし、そのために必要な措置を講じます。
また、利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、ホームページ等に公表します。

【1】業務内容

  • ① 疾病、災害、事故等に遭遇した人に対する医療機関の紹介、予約代行、医療通訳、医療搬送および医療機関に対する支払保証・立替払い等のサービス(医療アシスタンスサービス)の提供事業
  • ② セキュリティに関する情報提供、コンサルティングおよび緊急国外避難支援等のサービス(セキュリティアシスタンスサービス)の提供事業
  • ③ 日本での治療を希望する外国人患者に対する医療滞在ビザの取得支援、受入医療機関の紹介、医療通訳、治療費の支払代行等のサービス(国際医療コーディネートサービス)の提供事業
  • ④ 医療機関に対する医療通訳、医療費の請求代行、支払保証・立替払い、情報提供等のサービスの提供事業
  • ⑤ 道路上における故障車・事故車等の救援、移動等のサービスの提供事業
  • ⑥ 交通、宿泊、飲食、催し事等の予約代行ならびに物品購入、電話受付等の代行事業
  • ⑦ 旅行業法に基づく旅行業
  • ⑧ 損害保険代理業
  • ⑨ 電気通信事業法による届出電子通信事業
  • ⑩ 前各号に付帯または関連する情報提供、支援およびコンサルティング事業
  • ⑪ 前各号に付帯または関連する一切の事業

【2】利用目的

個人情報
利用目的
お客様およびお取引先様の
個人情報
  • 上記の各業務に関し、お申込みいただいたサービスの実施、各種のご連絡、請求・決済、お問い合わせ・ご依頼への対応等適正な業務を遂行するため
  • 上記の各業務の事業に関し、商品・サービスのお知らせ、情報提供、アンケートの調査・データ集積・分析を実施するため
他の事業者様等から委託さ
れる業務に伴いお預かりする
個人情報

他の事業者様等から委託される業務を適切かつ円滑に遂行するため

従業者の個人情報、当社への
来訪者の個人情報

施設への入退管理等、当社のセキュリティを確保するため

採用応募者の個人情報

当社の採用選考のため

従業者の個人情報

従業者の雇用管理のため

3. 個人情報の第三者への提供

当社は、次の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人情報を提供することはありません。

  • ① 法令に基づく場合
  • ② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい等を防止するために、次の安全管理措置を講じています。

(1) 基本方針の策定

個人データの適正な取り扱いのため、この個人情報保護方針を策定し、関連法令や国が定める指針の遵守、安全管理措置、お問い合わせ窓口等を定めております。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

個人情報保護法、国が定める指針、個人情報保護マネジメントシステム等に基づき、個人データの取得、利用、提供等の段階ごとに、個人情報の取扱いを定めた個人情報保護基本規程を策定しています。

(3) 組織的安全管理措置

  • ① 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報の不適切な取扱いや本人の権利侵害等があった場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • ② 個人データの取扱いについて社内規程に基づいた運用がなされているか、個人データを取り扱う情報システムの利用状況を点検・分析しています。
  • ③ 個人情報管理台帳において、取扱組織、取扱責任者、利用目的等を明記しています。
  • ④ 個人データの漏えい等の事案が発生した際に、事実関係の調査及び原因の究明、影響を受ける可能性のある本人への通知、個人情報保護委員会への報告、再発防止策の検討及び決定、事実関係の公表等の対応を行う体制を整備しています。
  • ⑤ 個人データの取扱いについて、個人情報保護マネジメントシステムの適合状況及び運用状況を定期的に自己監査しています。また、個人データの取扱いについて社内規程に基づいた運用がなされているか、定期的に第三者による監査を実施しています。

(4) 人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に対する研修を定期的に実施しています。

(5) 物理的安全管理措置

  • ① 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を実施しています。
  • ② 個人データを記録した書類等の媒体及び個人データを取り扱う機器の盗難等を防止するための措置を講じています。
  • ③ 情報機器を社外に持ち出す際は、個人データの漏えい等を防止するための措置を講じています。
  • ④ 個人データを記録した書類等を廃棄する場合は、復元不可能な手段で処理しております。また、個人データを記録した電子媒体から個人データを削除する場合は、容易に復元できない手段で削除しております。

(6) 技術的安全管理措置

個人データを取り扱う情報システムについて、次の措置を講じています。

  • ① アクセス制御を実施し、情報システムの利用者の範囲を限定しています。
  • ② 情報システムの利用者を識別し、認証するための仕組みを導入しています。
  • ③ 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
  • ④ 情報システムの利用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じています。

(7) 外的環境の把握

当社は、アメリカ、カナダ、中国、タイ、シンガポールに子会社を、イギリスに事業所を有しており、これらの子会社及び事業所は、当社から委託を受けて医療アシスタンス業務を実施する際に個人データを取り扱っています。
当社はこれらの国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、子会社及び事業所において安全管理措置を実施しております。

5. 個人情報の委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがあります。その場合は、個人情報保護法ならびに個人情報保護マネジメントシステムの定めに従い当社の厳正な管理のもとで行います。

6. 国外への移転

当社は外国に子会社を有しており、外国の子会社が当社から委託を受けて医療アシスタンス業務を実施する際に、当社から外国の子会社に個人データを提供することがあります。下記の情報は、外国の当社の子会社に対する個人データの提供を認める旨の同意をご本人様から得るにあたり、あらかじめご本人様に提供しなければならない情報ですので、ご確認ください。

(1) 子会社の所在地である外国の名称

詳細は、(https://emergency.co.jp/company/about/)をご参照ください。

  • アメリカ合衆国
  • カナダ
  • 中華人民共和国
  • タイ王国
  • シンガポール共和国

(2) 子会社の所在地である外国の個人情報保護制度に関する情報

子会社の所在地である外国の個人情報保護制度に関する情報につきましては、個人情報保護委員会のウェブサイトで公表されている調査結果をご覧ください。

個人情報保護委員会ウェブサイト

https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku

(3) 外国にある当社の子会社が実施する個人情報保護措置に関する情報

外国にある当社の子会社は、OECDプライバシーガイドライン8原則(①収集制限の原則、②データ内容の原則、③目的明確化の原則、④利用制限の原則、⑤安全保護措置の原則、⑥公開の原則、⑦個人参加の原則、⑧責任の原則)に対応する措置を全て講じております。

7. センシティブ情報のお取扱い

当社は、健康状態・病歴等のセンシティブ情報を、個人情報保護法その他の法令・ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用又は第三者提供を行いません。

(注)センシティブ情報とは、「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第6条」に定める機微情報を言います。

8. 個人情報に関するお問い合わせ窓口

当社の個人情報の取扱いに関する苦情および相談については、下記「お問い合わせ窓口」までお申し出ください。

[お問い合わせ窓口]

日本エマージェンシーアシスタンス株式会社 お客様相談窓口
所在地:〒112-0002 東京都文京区小石川1-21-14 NRK小石川ビル
電話:03-3811-8121(代表)
受付時間: 10:00~16:00(土日・祝祭日を除く)
メールアドレス: soudan@emergency.co.jp

9. 当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の解決のお申出先

名称:一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
申出先:個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話:03-5860-7565、0120-700-779
【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。】

III.個人情報の開示・訂正等の手続き

当社では、ご本人又はその代理人からの依頼に基づき、以下の手続き・要領で、利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、削除、利用停止、第三者提供の停止等(以下「開示等」と言う)に対応いたします。

【開示等請求の手続き要領】

1. 開示等の求めの申し出先

上記「Ⅱ.の6.お問い合わせ窓口」にお申し出下さい。当社所定の開示等請求書を郵送いたしますので、必要書類を添付のうえ、ご郵送ください。

2. ご提出いただく書類

  • (1)当社所定の開示等請求書
  • (2)ご本人確認のための書類
①ご請求者が
ご本人自身である場合

次の書類のいずれか。

  • 印鑑登録証明書(現住所が記載され、発行日から3カ月以内のもの)の正本
  • 運転免許証、健康保険証又はパスポート等の公的機関が発行した書類の写し
②ご請求者が
代理人である場合

上記①の本人確認書類に加え、「代理人の方の確認書類」および「代理であることを確認できる次の書類」

【代理人の方の確認書類】
次の書類のいずれか。

  • 代理人自身の印鑑登録証明書(現住所が記載され、発行日から3カ月以内のもの)の正本
  • 代理人自身の運転免許証、健康保険証又はパスポート等の公的機関が発行した書類の写し

【代理であることを確認できる書類】
次の書類のいずれか。

  • 法定代理人の場合は、法定代理権があることを確認できる書類
  • 委任による代理人の場合は委任状(ご本人の実印の押印をお願いします。)

3. 手数料

当該ご請求のうち、開示のご請求および利用目的の通知のご請求については、1回のご請求につき800円(消費税別途)をご負担いただきますので、当社所定の口座に手数料をお振込みください。お振込みを確認させていただいた上でご回答申し上げます。なお、振込みに要する手数料についてはご請求者にご負担いただきます。

4. 回答方法

お受けした請求については、請求内容の確認・調査等を行った上で、開示のご請求につきましては、ご本人のご希望に従いご本人に対し書面、または請求書に記載のemailアドレス宛に電磁的記録をemailに添付して送信する方法によってご回答申し上げます。(ただし、後者の方法による開示が困難であるときは、その旨を通知の上、前者の方法によってご回答申し上げます。)開示以外のご請求につきましては、ご本人に対し書面にてご回答申し上げます。代理人によるご請求の場合であっても法定代理人によるご請求である場合を除き、ご本人に対しご回答申し上げます。
開示等請求に応じることにより、ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合および他の法令に違反することとなる場合等請求に応じることができない場合がございますが、その場合にはその理由を付してご回答申し上げます。

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